Salile de conferinte potrivite se rezerva din timp

Daca vrei sa organizezi un eveniment, este imposibil sa nu gasesti locatia perfecta care sa raspunda nevoilor tale.

In ultimii ani, oferta salilor de conferinte s-a diversificat si daca te organizezi din timp, vei rezerva locatia perfecta. Posibilitatile sunt multe dar ia in considerare faptul ca salile se blocheaza din timp, pe principiul “primul sosit, primul servit”.

 

De ce trebuie sa tii cont atunci cand vrei sa organizezi un eveniment?

  1. Primul element este numarul de participanti pe care il estimezi. Trebuie stiut faptul ca, o sala prea goala nu are un impact pozitiv nici pentru participanti si nici pentru psihicul vorbitorului. Acelasi impact negativ il are si o sala exagerat de aglomerata.
  2. Un alt element important, este specificul evenimentului. Este un eveniment care se desfasoara cu usile inchise sau se asteapta o serie de vizitatori? Daca se asteapta si vizitatori, trebuie sa tii cont de fluxul acestora in anumite intervale orare. Drept urmare, te intereseaza o sala de conferinte care sa dispuna de un lobby si ideal ar fi sa aiba doua cai de acces.
  3. Tipul evenimentului pe care doresti sa il organizezi, poate dicta cerinte speciale in alegerea salii. In ultimii ani, majoritatea conferintelor (in special cele medicale) au o serie de sponsori sau parteneri carora trebuie sa le asiguri spatiu expozitional. In functie de numarul sponsorilor sau a partenerilor implicati, va trebui sa gasesti o sala care sa le faciliteze acest spatiu expozitional.  Ideal ar fi un lobby generos, cu tavan inalt si cu un iluminat optim.
  4. Serviciile conexe de care ai nevoie, iti pot largi sau restrange optiunile in materiile de sali de conferinte. Trebuie sa te gandesti la participantii care vin din alte localitati si ar putea avea nevoie de cazare si implicit, la mesele pe care doresti sa le oferi participantilor (pranz, pauze de cafea, cina). Daca evenimentul se rezuma la o simpla conferinta, poti opta pentru o sala de conferinte oarecare. Daca au nevoie si de cazare si servicii de masa, pentru a spori confortul participantilor, ideala ar fi o sala in cadrul unui hotel.
  5. Accesibilitatea locatiei este un alt aspect care trebuie sa te procupe. Daca iti doresti un numar mare de participanti, care sa ajunga la timp, ar trebui sa optezi pentru o sala usor de reperat, in apropierea statiilor de transport in comun si foarte important, cu parcare proprie.
  6. Imaginea pe care vreai sa o creezi in perceptia participantilor este si ea un factor care contribuie la alegerea salii. Daca iti dorim un eveniment de clasa, recomandat ar fi sa optezi pentru sali de conferinte amplasate in locatii cu traditie, cu o arhitectura aparte, cu dotari adecvate. Daca imaginea nu conteaza, poti opta pentru o sala oarecare, care sa se incadreze in bugetul de care dispui.

Daca sunt luate in calcul toate elementele de mai sus, alegerea salii devine o misiune mai simpla.

Sursa foto www.handpickedhotels.co.uk

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s