Secretul unui eveniment in aer liber

Cui ii plac petrecerile frumoase, sa ridice mana 🙂

Eu ma entuziasmez tare cand planific o petrecere, si apoi am ocazia sa o vad in desfasurare. Imi place la nebunie sa observ cum detaliile gandite isi au rostul, cum toate se imbina perfect si cum participantii, invitatii, savureaza momentele. E placut. Cred ca pentru asta am inceput sa organizez evenimente, alaturi de Ilona, pentru sentimentul acesta de implinire, de satisfactie. Atunci cand vad ca am livrat asa cum am promis, sunt mai mult decat fericita.

Imi plac mult evenimentele in aer liber. Iti ofera spatiu sa te desfasori si sa respiri. Sunt frumoase, sunt aerisite.

Petrecerile de acest gen pot fi si buclucase. Ilona, care are experienta in organizarea evenimentelor mari afara, stie cel mai bine ce inseamna sa ai sute de invitati, pe care sa nu vrei ca ploaia venita pe nepregatite sa-i ude.

Avem solutii insa, pentru toate situatiile care ne-ar putea da batai de cap, solutii care sa ne ferească de surprize neplacute si care sa ne invite sa ne bucuram de alaturi de invitati.

Mai intai de toate, ne vom gandi sa facem o frumoasa petrecere in aer liber pe timp calduros – final de primavara, in toiul verii ori la inceputul toamnei. Eliminam din start niste factori caracteristici anotimpului rece. Cu toate acestea, nu uita ca ploaia ne poate juca feste, iar uneori poate de soarele arzator vrem sa ne ferim.

Hai sa parcurgem impreuna o lista de posibile locatii de eveniment, independente sau nu de constructii definitive.

1. Sunt locatii frumoase care iti pun la dispozitie o gradina fantastica, dar si un restaurant acoperit care te poate gazdui in caz de nevoie.
   

Vrei sa te bucuri de priveliste, de imprejurimi, sa fii in mijlocul naturii, alaturi de invitatii tai.

Si sunt cateva chiar in Iasi: locuri care iti ofera o gradina frumoasa, un spatiu verde liber, deschis, dar care au si un restaurant inchis, ce se poate transforma in loc de petrecere in cazul in care vremea se strica subit. Aceasta este cea mai la indemana optiune, de care trebuie sa ne asiguram ca este valabila in data dorita, adica sa nu se suprapuna petrecerea ta cu a altcuiva 🙂 O astfel de solutie necesita o coordonare buna a staff-ului, care sa pregateasca pentru acelasi eveniment atat gradina, cat si restaurantul. Echipa va intampina oaspetii cu zambetul pe buze, cand acestia vor incepe sa se adaposteasca inauntru.

Da, e OK sa poti muta toti invitatii, insa te vei bucura de restul petrecerii in incaperea restaurantului.

2. Cort integral acoperit sau corturi, cu sau fara pereti, din material opac sau transparent, dupa preferinte

Frumusetea unui cort transparent este ca poti ramane afara chiar daca incepe ploaia, sa te bucuri de aerul proaspat si de mirosul ploii, fara ca tinuta ori coafura sa aiba de suferit.

Poti opta pentru un cort mare, care sa cuprinda intreaga petrecere, dar la fel de bine, te poti orienta spre corturi mici, care sa adaposteasca un numar mai mic de persoane odata. Vei crea bungalouri, mici insule, intre care invitatii se vor putea plimba in voie.

Avantajul atunci cand optezi pentru cort este ca te poti orienta spre (aproape) orice locatie, fara a mai conta daca exista sau nu un restaurant alaturi. Vei avea o petrecere independenta, la poalele muntelui ori pe malul marii, de ce nu 🙂

Un astfel de eveniment, complet independent, necesita o organizare mai temeinica. Iata doar unul dintre detaliile pe care trebuie sa le ai in vedere intr-un astfel de caz: ai nevoie de o bucatarie ori un catering iscusit.

Pentru a oferi o experienta placuta, cortul, ca este el in vecinatatea unui hotel/restaurant, ori independent de acesta, trebuie sa fie dotat cu o podea. Dura sau nu, podeaua permite invitatilor sa poarte incaltamintea dorita, dar mai mult decat atat, nu permite prafului sa se ridice, sau apei sa intervina in vreun fel.

Alaturi de Ilona, care a organizat multe evenimente in aer liber, cu zeci pana la cateva sute de oaspeti, am facut o lista cu toate detaliile care trebuie avute in vedere. Si crede-ma, sunt destule, mai ales atunci cand vrei sa oferi ceva memorabil, frumos, cu bun gust.

Abia astept urmatoarea noastra petrecere afara. Ne va provoca putin si ne va oferi ocazia sa construim un super event. Contacteaza-ne si hai sa mergem impreuna sa vizitam posibilele locatii.

Conferinte corporate

Pe parcursul anilor, am avut ocazia sa organizam nenumarate eveniment, atat private cat si corporate. Pe partea de business, am pus la punct seminarii si conferinte, iar anul acesta, pornind din Ianuarie 2017, suntem in turneu prin tara. Am ajuns pana acum in Zalau, Sfantu Gheorghe, Targoviste si Bacau, iar saptamana aceasta, mai exact pe data de 6 aprilie, vom fi in Iasi, acasa, alaturi de clientul nostru, CEPU.

Evenimentul din Iasi se va desfasura la Hotel Unirea (Sala Vega, incepand cu ora 16:00). Ca si in cazul celorlalte seminarii din aceasta serie, este vorba despre un eveniment de informare cu privire la accesarea fondurilor europene, adresat mediului privat.

In cazul in care doresti informatii mai elaborate despre ce urmeaza sa se intample pe data de 6 aprilie in Iasi, poti intra direct pe site-ul CEPU, accesand acest link, ori poti fi la curent cu desfasurarea evenimentului direct pe Facebook.

Participa si tu la acest seminar, daca doresti sa afli mai multe detalii despre obtinerea fondurilor pentru afacerea ta, dar si daca vrei sa observi cum se desfasoara un eveniment business, organizat de noi, Event Architects Iasi.

Ne vedem joi!

2017, ce flori ne recomanzi?

Din ce in ce mai mult, ne dorim flori de sezon, buchete proaspete, realizate cu dragoste, intr-o maniera unica. Din fericire, acesta este un „trend” in crestere, si acest lucru ne bucura mult, caci florile noastre sunt atat de frumoase si merita sa fie puse in valoare, admirate si imortalizate in fotografii de album.

Anul acesta vrem buchete „wild”, din flori abia culese din gradina. Mai tii minte buchete acelea traditionale, rotunde, parca sculptate?  Mireasa din 2017 isi doreste ceva mai natural: un buchet mare, generos, din flori luxuriante, de diferite culori si forme, accesorizat cu funde, panglici ori dantela pretioasa, cu alte cuvinte, mai relaxat.

In continuare ne dorim sa purtam accesorii florale. Evident, la fel de pretioase, aceste accesorii vor fi iubite de invitatii care le vor purta. Un florist iscusit poate realiza astfel de aranjamente in miniatura, tinand cont de preferintele tale si bineinteles, de tematica nuntii.

Culoarea verde a fost desemnata „culoarea anului”, mai precis nuanta denumita”Greenery”. Va fi o pata de culoare, regasita in tematica mai multor nunti, insa va fi utilizata subtil – va fi detaliul din ornamente si aranjamente. Ghirlande decorative, ramuri care decoreaza spatarele scaunelor ori cabina foto, coronite cu flori, toate in nunate de verde.

2017 aduce in prim plan o combinatie inedita de culori neutre, gri langa gri. Fiind o culoare iubita de designerii de interior in ultimii ani, gri a devenit o optiune si pentru floristi, designerii de flori. Se asorteaza usor cu majoritatea culorilor, insauna dintre cele mai populare asocieri este alaturi de nuante de roz.  In 2017, decorul nuntii se modernizeaza, pasind usor spre accesorii din sticla, metal, care ofera un aer urban intregului eveniment. Ornamentele florale tind sa fie simplificate, nu-si mai pastreaza forma regulata, perfecta.

Se doreste ca anul acesta sa fie mai relaxat din punct de vedere floral (si nu numai). Aranjamentele florale clasice, traditionale, sunt de domeniul trecutului. Ne dorim flori proaspete, locale, puse impreuna cu indemanare, in buchete aerisite, si aspectuoase.

Anul 2017 ne aduce doar flori frumoase!

Arhitectii evenimentului tau

Ne place ceea ce facem. Am inteles cat de important este sa lucrezi cu pasiune si daruire, din feedback-ul primit din partea celor carora le-am oferit cele mai frumoase si complexe evenimente.

Oamenii cu care si pentru care lucrezi apreciaza profesionistii, care stiu cum sa modeleze un eveniment, dar mai ales, care il pot aduce la viata, tinand cont de timpul disponibil si bugetul alocat.

Carierele noastre insumeaza mai bine de 15 ani, de experienta in turism si organizari evenimente, indoor dar si outdoor.

Am pus bazele unei agentii de organizari evenimente noi, fresh, pentru ca am simtit ca este nevoie. Motivul este simplu: ceva similar nu exista in Iasi. In sectorul de evenimente corporate sunt organizatori care s-au dezvoltat frumos, cu multi dintre ei am si lucrat pe vremea cand faceam parte din echipa de vanzari si organizari evenimente de la Unirea Hotel & Spa. Am observat si incercarile timide din sectorul de evenimente private (nunti, botezuri, banchete), dar din pacate, oamenii au avut initiativa, fara a avea experienta reala in acest domeniu. In continuare se face confuzia intre designer-ul florist, fotograful, dj-ul si wedding plannerul, omul, echipa care organizeaza. De la a oferi cateva sfaturi (avizate sau nu) pana la a crea de la zero un eveniment, e cale lunga.

Pe parcursul timpului, am gestionat tot felul de evenimente: mici si mari, cu bugete reduse sau cu bugete generoase, cu cereri usor de indeplinit sau foarte sofisticate, care necesita imaginatie si cunoasterea pietei. Am avut sansa sa lucram la cel mai mare jucator de pe piata Iasului pe partea de evenimente, iar acum am decis ca este momentul sa oferim oamenilor din cele invatate. Vreme indelungata, am lucrat luand contactul cu clientii in momentul in care decideau sa organizeze evenimentul si aveau doar data stabilita. Din acel punct, incepeam sa dezvoltam totul, sa conturam si sa creionam evenimentul. Am invatat care sunt furnizorii pe care ii poti implica in relizarea unui eveniment de succes, am invatat cum sa ajuti clientii sa ia cele mai bune decizii cu privire la locatie, meniu, decor, programe artistice, etc.
Dupa toti anii de experienta, putem garanta ca ajutam pe orice client sa economiseasca timp si bani, venind cu cele mai bune solutii.

Pornim de la ideea unui eveniment si il desenam in cele mai mici detalii, urmarim desfasurarea lui in conditiile stabilite cu clientul… exact cum face un arhitect. De aceea ne-am si numit astfel, „Arhitecti de evenimente”.

Abia astept sa ne cunoastem si sa asternem planul pe hartie. Vom crea impreuna ceva maret!

Bun gasit, 2017!

In urma cu cateva zile, mai precis, pe 28 Ianuarie 2017, a inceput Anul Nou Chinezesc, anul Cocosului de Foc. Ce inseamna asta?

Ei bine, anul care abia se dezvaluie in fata noastra se anunta a fi unul puternic, plin de reusite si noi inceputuri. 2017 va fi unul activ, dinamic, plin de evenimente!

Chinezii cred cu tarie ca oamenii loiali, seriosi, muncitori, care respecta valorile familiale vor avea un an plin de recompense deosebite. Noi, „arhitectii evenimentului perfect”, credem acelasi lucru. Tocmai de aceea planurile pe anul acesta sunt bine definite, resursele sunt bine masurate, iar noi pregatite pentru drum. Am pasit in anul nou increzatoare.

Ne bazam pe abilitatile si calitatile pe care le avem, caci e foarte important sa stii cine esti si ce ai de oferit.

Noi suntem o echipa. Suntem comunicative, stim sa ascultam, avem mereu solutii, suntem rabdatoare, pasionate peste masura de ceea ce facem, indragostite de evenimente frumoase si oameni fericiti. Stim ca anul acesta va fi fantastic! Deja se contureaza minunat.

Sa inceapa aventura!

Aranjamente cu cafea si multa dragoste

Cafeaua trebuie sa fie neagra ca diavolul, fierbinte ca iadul, pura ca un inger si dulce ca dragostea.

Charles Maurice de Talleyrand-Périgord

 

A fost o data ca niciodata o mana de oameni tineri si frumosi, care au adus cafea din toate colturile lumii si au avut curajul sa deschida prima prajitorie de cafea din Iasi, sub numele de Prajitorul din Oz.

Intr-o zi de toamna, urmaream pe Facebook ce se mai intampla in Iasi si am fost placut surprinsa sa vad popularitatea evenimentului pe care echipa de la Prajitorul din Oz urma sa il organizeze pe 02 octombrie 2016. Am mers la prajitorie si am cunoscut-o pe Carmen sau Fata cu Idei, pe care am indragit-o din prima clipa, care ne-a povestit cu mult entuziasm despre evenimentul dedicat iubitorilor de cafea pe care urma sa il organizeze impreuna cu colegii ei, dupa un concept propriu intr-o locatie inedita. Prima reactie a fost: foarte tare, I love it, chiar vom merge sa vedem cum e organizat!!! Dar ce sa vezi? Nu am mers doar sa vedem cum e organizat, ci ne-am alaturat evenimentului lor, in calitate de parteneri.

Am vizitat locatia cu doua saptamani inainte de eveniment. Fata cu idei povestea cu zambetul pe buze printre stropi de ploaie, cum o va tranforma si cum va arata la final. Am crezut in ea si in ziua evenimentului am felicitat-o cu toata convingerea ca a facut o treaba buna impreuna cu echipa de voluntari. Credeti-ma ca dupa zile intregi de munca si sudoare, spatiul in care s-a desfasurat evenimentul a prins viata si culoare. Din acest motiv a fost rasplatita si de mama natura, oferindu-i la inceputul lunii octombrie, o ultima zi superba de vara.

Atat Carmen, cat si locatia ne-au inspirat la realizarea decoratiunilor. Pentru ca tema evenimentului a fost cafeaua, am creat aranjamente folosind boabe de cafea, iar evenimentul fiind in aer liber, am adus si floricele cu noi, sa il facem mai colorat. Cu cateva zile inainte de eveniment, eram inconjurata de cafea, ceainice, un superb samovar, ata si panza de sac, flori, bostanei, sticlute si multe multe idei. Pe masura ce finalizam cate o decoratiune, ma indragosteam de ea. Ati zice ca e normal. Tuturor ne place ceea ce facem. Nu e chiar asa! Si eu si colega mea suntem perfectioniste si critice si niciodata nu vom fi pe deplin multumite daca rezultatul final nu se incadreaza perfect in peisaj. Tare ne-a crescut inima cand am vazut ca munca noastra a fost apreciata si de toti cei ce au participat la eveniment. Sincer va spun! Dati-ne o tema si puneti-ne la treaba! Veti ramane uimiti! 🙂

Si asa s-a desfasurat ultima duminica calduroasa din an: oameni zambitori si primitori, cafea de calitate, mult soare, prajituri delicioase, mancare bio, momente artistice, desene pe vase reciclate, spatiu special amenajat pentru copii si mici aranjamente care sa intregeasca decorul.

Ne bucuram ca am avut placerea sa va cunoastem si sa petrecem impreuna o zi de calitate!

 

 

 

It’s all about Christmas party! Part 1…

Incet incet, dar cu pasi repezi ne apropiem de luna decembrie si inevitabil de mult asteptatul Craciun. Este momentul in care firmele isi rasplatesc angajatii prin diverse modalitati: cadouri, petreceri, bonusuri etc. aratandu-le aprecierea si multumirea pentru anul ce a trecut.

Ai fost desemnat sa organizezi petrecerea de Craciun si te-a luat prin surprindere?

Important este sa nu te panichezi si sa incepi cat mai repede organizarea evenimentului. Stiu, suntem inca in luna octombrie, dar gasirea unei locatii bune la data stabilita poate reprezenta o provocare.

Pentru ca totul sta in detalii, sa vedem care sunt pasii pentru a avea o petrecere de succes:

1. Bugetul – asigura-te ca stii cati bani poti cheltui pentru aceasta petrecere, daca bugetul este per persoana sau familie si de asemenea ia in calcul o suma de bani pentru back-up – intotdeauna apar cheltuieli neprevazute

2. Stabileste data – afla care este perioada preferata de conducere, dar si de catre colegii tai si ia in considerare faptul ca in zilele de joi si vineri este mai usor sa gasesti o locatie disponibila. Nu uita sa trimiti un e-mail in care sa le comunici tuturor data evenimentului si in acelasi timp sa le soliciti informatii despre eventuale restrictii culinare/ alergii.

3. Creioneaza tipul petrecerii – in functie de numarul de persone al companiei poti decide daca vrei ca petrecerea sa fie de zi/ dupa amiaza/ seara. In general companiile cu un numar mic de angajati fac petrecerile la sediul firmei, in locatii din zona sediului sau la un restaurant, pub, bowling, teatru etc. Daca faci parte dintr-o companie cu un numar mare de angajati lasa-ti creativitatea sa zburde si gaseste o tema.

4. Tema – pentru a alege tema incepe cu o mica cercetare in functie de preferintele colegilor tai, gandeste-te ce le place, ce i-ar atrage la o petrecere. Poti pleca de la ideea de petrecere traditionala si poti ajunge pana la ideea de Christmas around the world party, bal mascat, winter wonderland etc. Dupa ce ai ajuns la o concluzie, incepe sa iti faci lista cu ce ai avea nevoie pentru intreaga seara, ce elemente unice de decor poti folosi pentru intrare, bar, mese sau chiar in exteriorul locatiei pentru a evidentia cat mai frumos tema aleasa. De asemenea, ia in considerare daca este necesar un dress code. Asigura-te ca meniul si entertainment-ul va fi ales in concordanta cu tema.

 

Pentru moment ne vom opri aici, pentru a asimila informatia si a trece mai repede la treaba 🙂

In urmatorul post vom analiza putin furnizorii, meniul, bauturile, entertainment-ul si muzica.

Pana atunci mult bafta si spor!

Salile de conferinte potrivite se rezerva din timp

Daca vrei sa organizezi un eveniment, este imposibil sa nu gasesti locatia perfecta care sa raspunda nevoilor tale.

In ultimii ani, oferta salilor de conferinte s-a diversificat si daca te organizezi din timp, vei rezerva locatia perfecta. Posibilitatile sunt multe dar ia in considerare faptul ca salile se blocheaza din timp, pe principiul “primul sosit, primul servit”.

 

De ce trebuie sa tii cont atunci cand vrei sa organizezi un eveniment?

1. Primul element este numarul de participanti pe care il estimezi. Trebuie stiut faptul ca, o sala prea goala nu are un impact pozitiv nici pentru participanti si nici pentru psihicul vorbitorului. Acelasi impact negativ il are si o sala exagerat de aglomerata.
2. Un alt element important, este specificul evenimentului. Este un eveniment care se desfasoara cu usile inchise sau se asteapta o serie de vizitatori? Daca se asteapta si vizitatori, trebuie sa tii cont de fluxul acestora in anumite intervale orare. Drept urmare, te intereseaza o sala de conferinte care sa dispuna de un lobby si ideal ar fi sa aiba doua cai de acces.
3. Tipul evenimentului pe care doresti sa il organizezi, poate dicta cerinte speciale in alegerea salii. In ultimii ani, majoritatea conferintelor (in special cele medicale) au o serie de sponsori sau parteneri carora trebuie sa le asiguri spatiu expozitional. In functie de numarul sponsorilor sau a partenerilor implicati, va trebui sa gasesti o sala care sa le faciliteze acest spatiu expozitional.  Ideal ar fi un lobby generos, cu tavan inalt si cu un iluminat optim.
4. Serviciile conexe de care ai nevoie, iti pot largi sau restrange optiunile in materiile de sali de conferinte. Trebuie sa te gandesti la participantii care vin din alte localitati si ar putea avea nevoie de cazare si implicit, la mesele pe care doresti sa le oferi participantilor (pranz, pauze de cafea, cina). Daca evenimentul se rezuma la o simpla conferinta, poti opta pentru o sala de conferinte oarecare. Daca au nevoie si de cazare si servicii de masa, pentru a spori confortul participantilor, ideala ar fi o sala in cadrul unui hotel.
5. Accesibilitatea locatiei este un alt aspect care trebuie sa te procupe. Daca iti doresti un numar mare de participanti, care sa ajunga la timp, ar trebui sa optezi pentru o sala usor de reperat, in apropierea statiilor de transport in comun si foarte important, cu parcare proprie.
6. Imaginea pe care vreai sa o creezi in perceptia participantilor este si ea un factor care contribuie la alegerea salii. Daca iti dorim un eveniment de clasa, recomandat ar fi sa optezi pentru sali de conferinte amplasate in locatii cu traditie, cu o arhitectura aparte, cu dotari adecvate. Daca imaginea nu conteaza, poti opta pentru o sala oarecare, care sa se incadreze in bugetul de care dispui.

Daca sunt luate in calcul toate elementele de mai sus, alegerea salii devine o misiune mai simpla.

Sursa foto www.handpickedhotels.co.uk