Secretul unui eveniment in aer liber

Cui ii plac petrecerile frumoase, sa ridice mana 🙂

Eu ma entuziasmez tare cand planific o petrecere, si apoi am ocazia sa o vad in desfasurare. Imi place la nebunie sa observ cum detaliile gandite isi au rostul, cum toate se imbina perfect si cum participantii, invitatii, savureaza momentele. E placut. Cred ca pentru asta am inceput sa organizez evenimente, alaturi de Ilona, pentru sentimentul acesta de implinire, de satisfactie. Atunci cand vad ca am livrat asa cum am promis, sunt mai mult decat fericita.

Imi plac mult evenimentele in aer liber. Iti ofera spatiu sa te desfasori si sa respiri. Sunt frumoase, sunt aerisite.

Petrecerile de acest gen pot fi si buclucase. Ilona, care are experienta in organizarea evenimentelor mari afara, stie cel mai bine ce inseamna sa ai sute de invitati, pe care sa nu vrei ca ploaia venita pe nepregatite sa-i ude.

Avem solutii insa, pentru toate situatiile care ne-ar putea da batai de cap, solutii care sa ne ferească de surprize neplacute si care sa ne invite sa ne bucuram de alaturi de invitati.

Mai intai de toate, ne vom gandi sa facem o frumoasa petrecere in aer liber pe timp calduros – final de primavara, in toiul verii ori la inceputul toamnei. Eliminam din start niste factori caracteristici anotimpului rece. Cu toate acestea, nu uita ca ploaia ne poate juca feste, iar uneori poate de soarele arzator vrem sa ne ferim.

Hai sa parcurgem impreuna o lista de posibile locatii de eveniment, independente sau nu de constructii definitive.

1. Sunt locatii frumoase care iti pun la dispozitie o gradina fantastica, dar si un restaurant acoperit care te poate gazdui in caz de nevoie.
   

Vrei sa te bucuri de priveliste, de imprejurimi, sa fii in mijlocul naturii, alaturi de invitatii tai.

Si sunt cateva chiar in Iasi: locuri care iti ofera o gradina frumoasa, un spatiu verde liber, deschis, dar care au si un restaurant inchis, ce se poate transforma in loc de petrecere in cazul in care vremea se strica subit. Aceasta este cea mai la indemana optiune, de care trebuie sa ne asiguram ca este valabila in data dorita, adica sa nu se suprapuna petrecerea ta cu a altcuiva 🙂 O astfel de solutie necesita o coordonare buna a staff-ului, care sa pregateasca pentru acelasi eveniment atat gradina, cat si restaurantul. Echipa va intampina oaspetii cu zambetul pe buze, cand acestia vor incepe sa se adaposteasca inauntru.

Da, e OK sa poti muta toti invitatii, insa te vei bucura de restul petrecerii in incaperea restaurantului.

2. Cort integral acoperit sau corturi, cu sau fara pereti, din material opac sau transparent, dupa preferinte

Frumusetea unui cort transparent este ca poti ramane afara chiar daca incepe ploaia, sa te bucuri de aerul proaspat si de mirosul ploii, fara ca tinuta ori coafura sa aiba de suferit.

Poti opta pentru un cort mare, care sa cuprinda intreaga petrecere, dar la fel de bine, te poti orienta spre corturi mici, care sa adaposteasca un numar mai mic de persoane odata. Vei crea bungalouri, mici insule, intre care invitatii se vor putea plimba in voie.

Avantajul atunci cand optezi pentru cort este ca te poti orienta spre (aproape) orice locatie, fara a mai conta daca exista sau nu un restaurant alaturi. Vei avea o petrecere independenta, la poalele muntelui ori pe malul marii, de ce nu 🙂

Un astfel de eveniment, complet independent, necesita o organizare mai temeinica. Iata doar unul dintre detaliile pe care trebuie sa le ai in vedere intr-un astfel de caz: ai nevoie de o bucatarie ori un catering iscusit.

Pentru a oferi o experienta placuta, cortul, ca este el in vecinatatea unui hotel/restaurant, ori independent de acesta, trebuie sa fie dotat cu o podea. Dura sau nu, podeaua permite invitatilor sa poarte incaltamintea dorita, dar mai mult decat atat, nu permite prafului sa se ridice, sau apei sa intervina in vreun fel.

Alaturi de Ilona, care a organizat multe evenimente in aer liber, cu zeci pana la cateva sute de oaspeti, am facut o lista cu toate detaliile care trebuie avute in vedere. Si crede-ma, sunt destule, mai ales atunci cand vrei sa oferi ceva memorabil, frumos, cu bun gust.

Abia astept urmatoarea noastra petrecere afara. Ne va provoca putin si ne va oferi ocazia sa construim un super event. Contacteaza-ne si hai sa mergem impreuna sa vizitam posibilele locatii.

Conferinte corporate

Pe parcursul anilor, am avut ocazia sa organizam nenumarate eveniment, atat private cat si corporate. Pe partea de business, am pus la punct seminarii si conferinte, iar anul acesta, pornind din Ianuarie 2017, suntem in turneu prin tara. Am ajuns pana acum in Zalau, Sfantu Gheorghe, Targoviste si Bacau, iar saptamana aceasta, mai exact pe data de 6 aprilie, vom fi in Iasi, acasa, alaturi de clientul nostru, CEPU.

Evenimentul din Iasi se va desfasura la Hotel Unirea (Sala Vega, incepand cu ora 16:00). Ca si in cazul celorlalte seminarii din aceasta serie, este vorba despre un eveniment de informare cu privire la accesarea fondurilor europene, adresat mediului privat.

In cazul in care doresti informatii mai elaborate despre ce urmeaza sa se intample pe data de 6 aprilie in Iasi, poti intra direct pe site-ul CEPU, accesand acest link, ori poti fi la curent cu desfasurarea evenimentului direct pe Facebook.

Participa si tu la acest seminar, daca doresti sa afli mai multe detalii despre obtinerea fondurilor pentru afacerea ta, dar si daca vrei sa observi cum se desfasoara un eveniment business, organizat de noi, Event Architects Iasi.

Ne vedem joi!

Nunta precum celebritatile

Tara unde vremea e mereu blanda, oamenii intotdeauna veseli si mancarea absolut delicioasa. Acesta este locul unde timpul se scurge altfel. Aici femeile sunt patimase, frumoase si galagioase, iar barbatii poarta sort de barista si iti zambesc galant din pragul cafenelei.

Italia. Tara romantica prin definitie, tara care iti vorbeste in cea mai melodioasa limba a pamantului.

Ma gandesc uneori la celebritatile care si-au spus „Da”-ul aici. George Clooney, Justin Timberlake sau John Legend, sunt doar cativa dintre cei care au ales ca destinatie romantica, Italia.

M-am reindragostit de aceasta tara frumoasa vizitand recent Verona, „orasul dragostei eterne”, al lui Romeo si al Julietei, care inca traiesc, pe buzele celor care le rostesc mereu numele. Plimbandu-ma si savurand privelistea, am avut ocazia sa intalnesc o frumoasa mireasa, in fata uneia dintre cele mai populare locatii pentru nunti din Verona, la ora actuala: Primaria. Am aflat ca sunt cateva locatii in oras, dar si in jurul Veronei, cautate cu interes de cuplurile care doresc sa spuna „Da”-ul vietii lor, precum celebritatile, intr-unul dintre cele mai frumoase locuri din Italia. Iata-le:

1. Casa Julietei – casa construita in sec. XII vede si aude probabil cele mai dulci declaratii de dragoste. Din balconul Julietei, ai putea sa-ti auzi si tu iubitul, cantandu-ti o serenada sau jurandu-ti dragoste pe viata.
2. Primaria din Verona (Palazzo Barbieri) – care gazduieste o sala cu adevarat speciala, Sala Arazzi
3. Mormantul Julietei – aflat in incinta unei frumoase manastiri franciscane, asa cum reiese din opera lui Shakespeare, locatie retrasa si intima care poate gazdui o cununie civila
4. Lacul Garda – aflat in vecinatatea Veronei, ofera o priveliste incredibila; cu adevarat speciale sunt Malcesine, la 40 km de Verona si Torri del Benaco, aflat la 30 km de Verona, localitati mici, pe malul lacului, care gazduiesc castele fastuoase si vilute cochete.

De jur imprejurul Veronei regasesti vile construite in stil Baroc si Renascentist, si castele medievale, care ofera privelisti ce-ti taie rasuflarea. Toate acestea pot gazdui ceremonii, si toate pot deveni locatii de vis pentru nunti ca in povesti.

Crezi ca bugetul poate fi un impediment? Daca e distribuit asa cum trebuie, s-ar putea sa ai surpriza ca nu difera cu mult fata de bugetul unei nunti organizate in Romania.

Apeleaza la un specialist care te poate ajuta sa iti organizezi timpul si finantele corespunzator, astfel incat sa te bucuri de cele mai frumoase momente. Suntem aici pentru tine, noi, arhitectii evenimentului tau.

Arhitectii evenimentului tau

Ne place ceea ce facem. Am inteles cat de important este sa lucrezi cu pasiune si daruire, din feedback-ul primit din partea celor carora le-am oferit cele mai frumoase si complexe evenimente.

Oamenii cu care si pentru care lucrezi apreciaza profesionistii, care stiu cum sa modeleze un eveniment, dar mai ales, care il pot aduce la viata, tinand cont de timpul disponibil si bugetul alocat.

Carierele noastre insumeaza mai bine de 15 ani, de experienta in turism si organizari evenimente, indoor dar si outdoor.

Am pus bazele unei agentii de organizari evenimente noi, fresh, pentru ca am simtit ca este nevoie. Motivul este simplu: ceva similar nu exista in Iasi. In sectorul de evenimente corporate sunt organizatori care s-au dezvoltat frumos, cu multi dintre ei am si lucrat pe vremea cand faceam parte din echipa de vanzari si organizari evenimente de la Unirea Hotel & Spa. Am observat si incercarile timide din sectorul de evenimente private (nunti, botezuri, banchete), dar din pacate, oamenii au avut initiativa, fara a avea experienta reala in acest domeniu. In continuare se face confuzia intre designer-ul florist, fotograful, dj-ul si wedding plannerul, omul, echipa care organizeaza. De la a oferi cateva sfaturi (avizate sau nu) pana la a crea de la zero un eveniment, e cale lunga.

Pe parcursul timpului, am gestionat tot felul de evenimente: mici si mari, cu bugete reduse sau cu bugete generoase, cu cereri usor de indeplinit sau foarte sofisticate, care necesita imaginatie si cunoasterea pietei. Am avut sansa sa lucram la cel mai mare jucator de pe piata Iasului pe partea de evenimente, iar acum am decis ca este momentul sa oferim oamenilor din cele invatate. Vreme indelungata, am lucrat luand contactul cu clientii in momentul in care decideau sa organizeze evenimentul si aveau doar data stabilita. Din acel punct, incepeam sa dezvoltam totul, sa conturam si sa creionam evenimentul. Am invatat care sunt furnizorii pe care ii poti implica in relizarea unui eveniment de succes, am invatat cum sa ajuti clientii sa ia cele mai bune decizii cu privire la locatie, meniu, decor, programe artistice, etc.
Dupa toti anii de experienta, putem garanta ca ajutam pe orice client sa economiseasca timp si bani, venind cu cele mai bune solutii.

Pornim de la ideea unui eveniment si il desenam in cele mai mici detalii, urmarim desfasurarea lui in conditiile stabilite cu clientul… exact cum face un arhitect. De aceea ne-am si numit astfel, „Arhitecti de evenimente”.

Abia astept sa ne cunoastem si sa asternem planul pe hartie. Vom crea impreuna ceva maret!

Castiga 3 pachete de Wedding Planning

Pentru a sarbatori noua noastra aventura, am decis sa incepem luna septembrie cu un concurs.

Event Architects va rasplati 3 cupluri cu :

• Un pachet “Enjoy the moment!”
• Un pachet “The Day”
• Un pachet “Virtual Wedding Planner”

Te casatoresti in perioada ianuarie – decembrie 2017?

Sunt convinsa ca ai un million de lucruri de facut si sa platesti pentru ele, dar iti poti lua o grija de pe cap, daca te inscrii in concursul nostru.

Premiile sunt in valoare de 1000 euro si includ:

Enjoy the moment!

Iti punem cu drag la dispozitie pachetul complet de planificare al nuntii. De la realizarea bugetului la recomandarea si vizitarea locatiei. De la negocierea si recomandarea furnizorilor perfecti, la supervizare in ziua nuntii. Pachetul nostru complet iti asigura un wedding planner profesionist, care va fi cu tine la fiecare pas:

• Gestionarea bugetului
• Alegerea locatiei
• Selectarea furnizorilor, negocierea si realizarea contractelor
• Programare si logistica
• Rezervarea camerelor de hotel
• Insotirea mirilor pentru alegerea rochiei de mireasa si a costumului de mire
• Sfaturi in alegerea meniului potrivit pentru eveniment (planificare si insotire la degustare)
• Stabilire decor si coordonarea realizarii acestuia
• Sugestii marturii, realizare comenzi
• Programari coafor, make-up, etc.
• Organizarea petrecerii burlacitelor / burlacilor
• Supervizare in ziua nuntii
• Planificarea lunii de miere (sugestii, identificare de pachete turistice, realizare rezervari)
• Ziua nuntii (pachetul The Day)

 

The Day

• Pana la 12 ore de supervizare din partea unui wedding planner profesionist
• Implementarea programului din ziua nuntii, care include:
• Furnizori si eventuale transporturi
• Planificare sesiune foto (locatie, montat decor, timp desfasurare)
• Supervizare realizare decor sala
• Programul de servire a preparatelor culinare
• Dansul mirilor, momente speciale, taierea tortului
• Kit de urgenta in ziua nuntii
• Asistarea fotografului in realizarea pozelor de familie si cuplu
• Pozitionarea place card-urilor si a marturiilor
• Asigura legatura intre miri si sef sala / bucatarie, cu privire la numarul de portii pentru fiecare fel de mancare
• Realizarea platilor finale catre furnizori.

 

Virtual Wedding Planner

Acces timp de 3 luni la un Wedding Planner virtual, oferind suport online, atunci cand ai nevoie de el.

De la sfaturi cu privire la furnizori si preocuparile privind petrecerea burlacitelor, la intrebari de catering si de buget, Wedding Planner-ul virtual va fi acolo pentru a ajuta.

Premiul include un Q & A suport virtual doar prin e-mail, nu sunt incluse intalniri fata in fata sau de cercetare in numele dumneavoastră.

Planificatorul tau virtual poate fi contactat prin e-mail si va raspunde cu sfaturi sau recomandari in termen de 48 de ore.

Sprijinul pentru planificarea nuntii sau alte servicii pot fi aranjate pentru o taxa suplimentara, acestea pot include extra-uri, cum ar fi timpul necesar pentru cercetare in numele tau, contactarea furnizorilor si incheierea contractelor.

Acest premiu poate fi accesat de oriunde din lume si poate fi extins, daca doriti, costurile pot fi discutate cu Wedding Planner-ul virtual.

Tot ce trebuie sa faci este sa:

• dai like paginei noastre de Facebook
• dai share la concurs
• sa trimiti o poza cu aranjamentele florale dorite la nunta pe office@event-architects.ro

Dupa data limita (05 octombrie 2016) toate pozele vor fi postate intr-un album pe pagina de Facebook , iar pe 10 octombrie 2016 se va realiza extragerea.

Ca o multumire pentru ca participi, fiecare like pentru Event Architects va primi 10% discount la serviciile de wedding planner si daca primesti 100 de like-uri la poza trimisa de tine  vei primi 20% discount la aranjamentele florale. Astfel, nu vor exista decat castigatori.

Sunt binevenite accesarile de oriunde in lume, dar daca sunteti din afara Iasului, cheltuielile de baza pentru transport si cazare vor fi asigurate de catre voi.

Nu va faceti griji, nu ne este frica sa zburam cu clasa economica 🙂

 

De ce sa aleg un wedding planner?

Citeam pe forum-uri pareri si recomandari de ce sa lucrezi cu un wedding planner si am vazut observatii de genul: “nu ai deloc imaginatie si spirit de organizare” sau “nu te afecteaza ca altcineva iti propune ceea ce vei avea la nunta si vrei sa platesti pentru asta” si mi-am dat seama ca la noi conceptul de wedding planner, inca, nu este foarte bine inteles.

In primul rand, ne aflam in “Secolul Vitezei”, in majoritatea cazurilor avem un program fix, de luni pana vineri, de la 09:00 la 17:00/ 18:00/ 19:00, in functie de domeniu. Timpul este limitat, iar la finalul zilei tot ce ne dorim este sa ne relaxam, sa nu fim stresati in continuare. De ce la finalul zilei sa nu te bucuri de un apus minunat alaturi de persoana iubita si de un pahar cu vin?

In al doilea rand, fiecare persoana vrea ca ziua nuntii sa fie minunata, totul sa se desfasoare perfect si sa ramana o amintire unica, pentru ca intr-adevar, este una din cele mai importante zile din viata noastra. Nu cred ca exista femeie, care la un moment dat in viata ei sa nu se fi gandit la aceasta zi, iar filmele americane au un mod deosebit de a ne face sa ne dorim acel moment perfect.

Sa nu uitam, in ultimul rand, faptul ca traim in Romania, unde banii nu ajung niciodata si nu e chiar usor sa faci o nunta fara sprijinul parintilor. Bugetul e unul dintre cele mai importante aspecte pentru noi, deoarece foarte rar reusesti sa atingi perfectiunea la costuri mici, dar nu e imposibil.

Si acum sa revenim la idea de baza, de ce sa lucrezi cu un wedding planner?

Cel mai important e faptul ca un wedding planner nu face alegerile in locul tau, ci in functie de ceea ce iti doresti si de buget, iti va prezenta avantajele si dezavantajele alegerii unui furnizor si iti va recomanda varianta cea mai buna, atat din punct de vedere al calitatii, cat si al costurilor. Astfel, vei reusi sa economistesti bani, timp, sa obtii calitate si stresul va disparea. Vei avea la dispozitie o persoana care te va ajuta sa iti indeplinesti visul si va fi langa tine de fiecare data cand va aparea o noua intrebare, o noua provocare.

Intr-adevar, principiul pe care il avem insuflat inca de mici – “romanii se pricep la toate” si nu zic ca e un principiu rau, dar fiecare aspect vine si cu minusurile lui. Putem face orice, dar cat suntem dispusi de fapt sa facem? Am cunoscut multe cupluri care si-au organizat singure nunta, care dupa eveniment mi-au spus prin ce stres au trecut pentru o noapte si faptul ca, daca ar trebui sa mai repete aceasta experienta, mai bine renunta. Am o intrebare simpla la care vreau sa raspundeti cat mai deschis fata de voi: de ce apelati in ziua nuntii la un make up artist sau la un hair stylist? Nu e prima data cand va machiati sau sunteti nevoite sa va faceti parul… dar vreti ca totul sa fie perfect.

Din acest motiv exista si wedding planner-ul. Nu este un moft, este o necesitate. In organizarea de evenimente, intotdeauna apar situatii neprevazute. Sa va dau 3 exemple:

• vin la nunta niste prieteni neanuntati. Prima preocupare a voastra este sa le faceti o primire frumoasa. Wedding planner-ul trece la actiune si comunica sefei de sala necesitatea unei noi mese si suplimentarea de meniuri, astfel incat, in cateva minute sa fie totul perfect
• pe ultima suta de metri va roaga prietenele/ rudele din alta localitate sa le faceti si lor programare la coafor. Nuntile se desfasoara sambata si cele mai multe saloane sunt arhi aglomerate. Imaginati-va sa fiti mireasa, sa aveti ultimile detalii personale de pus la punct, sa le abandonati si sa incepeti sa dati zeci de telefoane la saloane care va refuza
• mirele a cumparat bautura alcoolica pentru nunta si a adus bautura la sala. Vinul a fost degustat in prealabil, dar nu fiecare sticla, deoarece au fost achizitionati 100 de litri. In seara nuntii si-a dat seama ca o parte din vin are gust de mucegai si nu isi permitea sa serveasca asa ceva invitatilor.

Repet, este noaptea cea mai importanta pentru voi, de ce sa existe astfel de situatii care sa va strice momentul?

Daca hotarati ca o astfel de persoana este necesara in organizarea nuntii, va recomand sa o alegeti cu atentie, sa vedeti cum se desfasoara comunicarea dintre voi, daca empatizeaza cu voi, daca va asculta, daca este atenta la detalii, daca stie sa prioritizeze lucrurile, daca are experienta si cunoaste suficienti furnizori care sa fie implicati 120%. Nu alegeti un wedding planner care va impune un furnizor sau care alege in locul vostru, care isi da cu parerea sau va influenteaza deciziile.

Si ca sa va mai descretiti putin fruntile, va recomand sa va uitati la un film din 1991 – Father of the bride, o comedie cu Steve Martin si Diane Keaton.

 

 

 

 

 

 

Salile de conferinte potrivite se rezerva din timp

Daca vrei sa organizezi un eveniment, este imposibil sa nu gasesti locatia perfecta care sa raspunda nevoilor tale.

In ultimii ani, oferta salilor de conferinte s-a diversificat si daca te organizezi din timp, vei rezerva locatia perfecta. Posibilitatile sunt multe dar ia in considerare faptul ca salile se blocheaza din timp, pe principiul “primul sosit, primul servit”.

 

De ce trebuie sa tii cont atunci cand vrei sa organizezi un eveniment?

1. Primul element este numarul de participanti pe care il estimezi. Trebuie stiut faptul ca, o sala prea goala nu are un impact pozitiv nici pentru participanti si nici pentru psihicul vorbitorului. Acelasi impact negativ il are si o sala exagerat de aglomerata.
2. Un alt element important, este specificul evenimentului. Este un eveniment care se desfasoara cu usile inchise sau se asteapta o serie de vizitatori? Daca se asteapta si vizitatori, trebuie sa tii cont de fluxul acestora in anumite intervale orare. Drept urmare, te intereseaza o sala de conferinte care sa dispuna de un lobby si ideal ar fi sa aiba doua cai de acces.
3. Tipul evenimentului pe care doresti sa il organizezi, poate dicta cerinte speciale in alegerea salii. In ultimii ani, majoritatea conferintelor (in special cele medicale) au o serie de sponsori sau parteneri carora trebuie sa le asiguri spatiu expozitional. In functie de numarul sponsorilor sau a partenerilor implicati, va trebui sa gasesti o sala care sa le faciliteze acest spatiu expozitional.  Ideal ar fi un lobby generos, cu tavan inalt si cu un iluminat optim.
4. Serviciile conexe de care ai nevoie, iti pot largi sau restrange optiunile in materiile de sali de conferinte. Trebuie sa te gandesti la participantii care vin din alte localitati si ar putea avea nevoie de cazare si implicit, la mesele pe care doresti sa le oferi participantilor (pranz, pauze de cafea, cina). Daca evenimentul se rezuma la o simpla conferinta, poti opta pentru o sala de conferinte oarecare. Daca au nevoie si de cazare si servicii de masa, pentru a spori confortul participantilor, ideala ar fi o sala in cadrul unui hotel.
5. Accesibilitatea locatiei este un alt aspect care trebuie sa te procupe. Daca iti doresti un numar mare de participanti, care sa ajunga la timp, ar trebui sa optezi pentru o sala usor de reperat, in apropierea statiilor de transport in comun si foarte important, cu parcare proprie.
6. Imaginea pe care vreai sa o creezi in perceptia participantilor este si ea un factor care contribuie la alegerea salii. Daca iti dorim un eveniment de clasa, recomandat ar fi sa optezi pentru sali de conferinte amplasate in locatii cu traditie, cu o arhitectura aparte, cu dotari adecvate. Daca imaginea nu conteaza, poti opta pentru o sala oarecare, care sa se incadreze in bugetul de care dispui.

Daca sunt luate in calcul toate elementele de mai sus, alegerea salii devine o misiune mai simpla.

Sursa foto www.handpickedhotels.co.uk